Kodėl informacijos valdymas tapo kritiškai svarbus
Prisimenu, kaip prieš kelerius metus dirbau įmonėje, kur informacija sklido chaotiškai – kas per el. paštą, kas per pokalbių programėles, o svarbiausi pranešimai kartais tiesiog pradingtų tarp šimtų nereikšmingų žinučių. Vieną dieną vadovas paskelbė svarbų susirinkimą apie projektą, bet pusė komandos apie jį sužinojo tik po dviejų dienų. Skamba pažįstamai?
Šiuolaikinėse organizacijose informacijos srautai primena upę potvynio metu – jie teka iš visų pusių, dažnai nevaldomai ir netikėtai. Darbuotojai kasdien susiduria su dešimtimis el. laiškų, pranešimų, ataskaitų, naujienų ir skelbimų. Problema ne tik ta, kad informacijos daug, bet ir ta, kad dažnai nežinome, kaip ją tinkamai surinkti, apdoroti ir perduoti tiems, kam ji reikalinga.
Efektyvus informacijos valdymas nėra prabanga – tai būtinybė. Kai informacija pasiekia žmones laiku ir tinkamu formatu, sprendimai priimami greičiau, klaidų atsiranda mažiau, o darbuotojai jaučiasi įtraukti į organizacijos gyvenimą. Atvirkščiai, kai informacijos srautai netvarkomi, atsiranda nesusikalbėjimas, dubliuojamas darbas ir prarandamas produktyvumas.
Informacijos rinkimo sistemos sukūrimas
Pirmasis žingsnis valdant informacijos srautus – sukurti aiškią rinkimo sistemą. Daugelis organizacijų šį etapą praleidžia ir iškart šoka prie sklaidos, bet tai lyg bandyti pilti vandenį į kibirą su skylėmis.
Pradėkite nuo informacijos šaltinių identifikavimo. Kokia informacija jūsų organizacijai svarbi? Tai gali būti rinkos naujienos, konkurentų veikla, klientų atsiliepimai, vidiniai projektų atnaujinimai, reguliavimo pokyčiai ar pramonės tendencijos. Kiekvienas departamentas turės skirtingus poreikius – pardavimų komandai svarbu žinoti apie naujus produktus, o IT skyriui – apie saugumo grėsmes.
Praktiškai tai galite įgyvendinti taip: sukurkite informacijos šaltinių sąrašą kiekvienam departamentui. Pavyzdžiui, rinkodaros komandai tai galėtų būti:
- Pramonės naujienlaiškiai ir tinklaraščiai
- Socialinės žiniasklaidos tendencijos
- Konkurentų svetainės ir skelbimai
- Analitikos įrankių ataskaitos
- Klientų grįžtamasis ryšys per įvairius kanalus
Toliau reikia paskirti atsakingus žmones. Ne visi turi sekti viską – tai neefektyvu ir varginantis. Geriau paskirstyti atsakomybes: vienas asmuo ar nedidelė grupė stebi konkrečius šaltinius ir renka reikšmingą informaciją. Pavyzdžiui, vienas darbuotojas gali būti atsakingas už konkurentų stebėjimą, kitas – už pramonės naujienas.
Naudokite technologijas protingai. RSS skaitytuvai, naujienlaiškių agregatai, socialinės žiniasklaidos stebėjimo įrankiai – visa tai gali automatizuoti informacijos rinkimą. Bet atsargiai su pertekliumi – per daug įrankių sukuria naują problemą. Geriau turėti 2-3 gerai veikiančius įrankius nei dešimt, kurių niekas nenaudoja.
Informacijos filtravimas ir prioritetų nustatymas
Surinkę informaciją, susiduriate su kita problema – kaip atskirti svarbią nuo triukšmo? Čia daugelis organizacijų susiduria su didžiausiu iššūkiu. Jei viską laikysime svarbiu, niekas nebus svarbu.
Sukurkite aiškius filtravimo kriterijus. Pavyzdžiui, galite klasifikuoti informaciją pagal skubumą ir svarbą:
Kritiška informacija – turi būti perduota nedelsiant (pavyzdžiui, saugumo incidentai, dideli klientų skundai, reguliavimo pokyčiai su artėjančiais terminais). Tokia informacija turėtų pasiekti atsakingus žmones per kelias minutes ar valandas.
Svarbi informacija – reikšminga, bet ne skubi (nauji projektai, strateginės iniciatyvos, rinkos tyrimai). Gali būti perduota per dieną ar dvi, suteikiant žmonėms laiko ją apdoroti.
Naudinga informacija – gali būti įdomi, bet ne būtina kasdieniam darbui (pramonės tendencijos, įkvepiantys pavyzdžiai, mokymo medžiaga). Gali būti dalijamasi savaitinėse suvestinėse ar mėnesiniuose biuleteniuose.
Praktinis patarimas: sukurkite paprastą vertinimo sistemą. Kai kas nors renka informaciją, jis turėtų užduoti tris klausimus:
- Ar tai tiesiogiai veikia mūsų darbą ar sprendimus?
- Ar yra konkretus terminas ar veiksmas, kurio reikia imtis?
- Kam konkrečiai tai svarbu?
Atsakymai į šiuos klausimus padeda nustatyti prioritetus ir nuspręsti, kaip informaciją skleisti.
Komunikacijos kanalų parinkimas ir struktūrizavimas
Viena didžiausių klaidų, kurią mačiau organizacijose – naudoti vieną kanalą visam. Viskas eina per el. paštą arba viskas – per pokalbių programėlę. Rezultatas? Svarbi informacija paskęsta triukšme.
Skirtingi kanalai turėtų tarnauti skirtingiems tikslams. Štai kaip galite tai struktūrizuoti:
El. paštas tinka formaliai, dokumentuotai komunikacijai, kuri gali reikalauti vėlesnės nuorodos. Naudokite jį sprendimams, oficialiai informacijai, išsamiems paaiškinimams. Bet nepiktnaudžiaukite – el. paštas neturėtų būti vienintelis kanalas.
Pokalbių platformos (Slack, Microsoft Teams, ir pan.) puikiai tinka greitai, neformaliai komunikacijai ir komandos bendradarbiavimui. Čia galite dalintis operatyviniais atnaujinimais, užduoti greitus klausimus, diskutuoti idėjas. Bet svarbu sukurti aiškią kanalų struktūrą – ne vieną bendrą kanalą viskam, o teminius kanalus skirtingoms sritims.
Intranetas ar vidinė žinių bazė turėtų būti informacijos saugykla – čia gyvena politikos, procedūros, dažnai užduodami klausimai, projektų dokumentacija. Tai ne vieta kasdienei komunikacijai, bet ilgalaikiam žinių saugojimui.
Susirinkimai (tiek fiziniai, tiek virtualūs) skirti sudėtingoms diskusijoms, bendram sprendimų priėmimui, komandos sutelkimui. Bet ne kiekvieną informaciją reikia perduoti susirinkime – daugelį dalykų galima efektyviau komunikuoti raštu.
Skelbimų lentos ar bendri ekranai biure gali rodyti svarbius pranešimus, pasiekimus, priminimu. Tai ypač naudinga darbuotojams, kurie ne visą laiką praleidžia prie kompiuterio.
Esmė – sukurti aiškias taisykles, kada naudoti kurį kanalą. Pavyzdžiui: „Skubūs operatyviniai klausimai – pokalbių platformoje. Oficialūs sprendimai – el. paštu. Dokumentacija – intranetе.” Kai visi žino, kur ieškoti kokios informacijos, efektyvumas iškart padidėja.
Svarbių pranešimų sklaidos strategija
Dabar pereikime prie vieno svarbiausių aspektų – kaip užtikrinti, kad svarbūs pranešimai tikrai pasiektų tuos, kam jų reikia, ir kad žmonės juos pastebėtų bei suprastų.
Pirma, apibrėžkite, kas yra „svarbus pranešimas” jūsų organizacijoje. Tai gali būti:
- Strateginiai pokyčiai ar naujos iniciatyvos
- Organizaciniai persitvarkimai
- Svarbūs projektų etapai ar terminai
- Saugumo ar krizių pranešimai
- Politikos ar procedūrų pasikeitimai
Kai turite svarbų pranešimą, naudokite daugiakanalį požiūrį. Vieno kanalo nepakanka – žmonės gali praleisti el. laišką ar nepastebėti žinutės pokalbių platformoje. Svarbiems pranešimams naudokite 2-3 kanalus vienu metu. Pavyzdžiui:
- Išsiųskite oficialų el. laišką su išsamia informacija
- Paskelbkite trumpą pranešimą pokalbių platformoje su nuoroda į detalesnę informaciją
- Paminėkite komandos susirinkime ir atsakykite į klausimus
Būkite aiškūs ir konkretūs. Svarbūs pranešimai neturėtų būti ilgi romanai, bet jie turi aiškiai atsakyti į pagrindinius klausimus: kas, ką, kada, kodėl, kaip. Jei pranešimas sudėtingas, pradėkite trumpa santrauka, o po to pateikite detales.
Praktinis pavyzdys: vietoj „Informuojame apie būsimus pokyčius mūsų organizacijos struktūroje, kurie įsigalios ateinantį ketvirtį ir paveiks kelis departamentus…” geriau: „Nuo sausio 15 d. rinkodaros ir pardavimų komandos bus sujungtos į vieną skyrių. Tai reiškia [konkretūs pokyčiai]. Jūsų tiesioginis vadovas: [vardas].”
Užtikrinkite grįžtamąjį ryšį. Po svarbaus pranešimo suteikite žmonėms galimybę užduoti klausimus. Tai gali būti Q&A sesija, specialus el. pašto adresas ar forumo gija. Kai žmonės jaučia, kad jų klausimai išgirsti, jie geriau priima pokyčius ir informaciją.
Informacijos pertekliaus valdymas
Viena didžiausių šiuolaikinių problemų – ne informacijos trūkumas, o jos perteklius. Darbuotojai paskęsta pranešimuose, el. laiškuose, atnaujinimuose. Kaip su tuo kovoti?
Pirma, įdiekite „mažiau yra daugiau” kultūrą. Ne kiekvienas atnaujinimas reikalauja viso kolektyvo dėmesio. Prieš siųsdami informaciją, užduokite klausimą: „Ar tai tikrai reikia visiems, ar tik keliems žmonėms?” Dažnai atsakymas – tik keliems.
Sukurkite informacijos dietas. Pavyzdžiui, nustatykite „tylias valandas”, kai nesiųskite nekritiškų pranešimų. Daugelis organizacijų nustato taisyklę nesiųsti vidinių el. laiškų po 17 val. ar savaitgaliais, nebent tai tikrai skubu.
Konsoliduokite informaciją. Vietoj dešimties atskirų el. laiškų per dieną, sukurkite kasdieninę ar savaitinę suvestinę su visais svarbiais atnaujinimais. Žmonės gali ją perskaityti vienu metu, vienoje vietoje, be nuolatinių pertraukimų.
Mokykite darbuotojus valdyti savo informacijos srautus. Tai gali apimti:
- El. pašto valdymo technikas (taisyklės, filtrai, prioritetų nustatymas)
- Pranešimų nustatymų optimizavimą pokalbių platformose
- Laiko valdymo metodus, kaip nustatyti konkrečias valandas informacijos tikrinimui
Naudokite „push” ir „pull” pusiausvyrą. „Push” informacija aktyviai siunčiama žmonėms (el. laiškai, pranešimai), o „pull” informacija prieinama, kai jos reikia (žinių bazė, intranetas). Ne visa informacija turi būti „push” – daugelį dalykų žmonės gali rasti patys, kai jiems to reikia.
Matavimas ir nuolatinis tobulinimas
Kaip žinote, ar jūsų informacijos valdymo sistema veikia? Jei nematavote, nežinote. Bet kaip išmatuoti kažką tokio nematerialaus kaip informacijos srautai?
Yra keletas praktinių būdų:
Stebėkite įsitraukimą. Kiek žmonių atidaro jūsų el. laiškus? Kiek skaito pranešimus iki galo? Daugelis komunikacijos įrankių suteikia tokią statistiką. Jei matote, kad tik 20% žmonių atidaro svarbius pranešimus, turite problemą.
Rinkite grįžtamąjį ryšį. Reguliariai (pavyzdžiui, kas ketvirtį) atlikite trumpas apklausas. Klauskite darbuotojų:
– Ar jaučiate, kad gaunate reikiamą informaciją laiku?
– Ar informacijos kiekis yra valdomas, ar jus užgriūva?
– Kurie komunikacijos kanalai veikia geriausiai?
– Ko trūksta?
Stebėkite efektyvumo rodiklius. Ar sprendimai priimami greičiau? Ar sumažėjo klaidų dėl nesusikalbėjimo? Ar projektai vykdomi sklandžiau? Nors šie dalykai priklauso nuo daugelio faktorių, geresnė informacijos sklaida turėtų turėti teigiamą poveikį.
Analizuokite problemas. Kai atsiranda nesusikalbėjimas ar informacijos spragų, netiesiog spręskite problemą – išsiaiškinkite priežastį. Ar informacija nebuvo perduota? Ar buvo perduota netinkamu kanalu? Ar žmonės ją praleido? Kiekviena problema – mokymosi galimybė.
Būkite pasiruošę keistis. Tai, kas veikė prieš metus, gali nebeveikti dabar. Organizacijos auga, keičiasi, atsiranda naujų įrankių ir metodų. Reguliariai (pavyzdžiui, kartą per metus) peržiūrėkite visą savo informacijos valdymo sistemą ir atnaujinkite ją pagal poreikius.
Kultūros vaidmuo: kai sistema tampa įpročiu
Galite turėti geriausią informacijos valdymo sistemą pasaulyje, bet jei organizacijos kultūra jos nepalaiko, ji neveiks. Efektyvus informacijos valdymas turi tapti dalimi to, kaip žmonės dirba kasdien, ne papildoma našta.
Pradėkite nuo vadovybės. Jei vadovai patys nesivadovauja nustatytomis taisyklėmis – siunčia chaotiškas žinutes, praleido svarbią informaciją, naudoja netinkamus kanalus – niekas kitas to nedarys. Vadovai turi rodyti pavyzdį.
Skatinkite atvirumą ir skaidrumą. Kai informacija laikoma paslaptimi be priežasties, atsiranda gandai ir spekuliacijos. Žinoma, ne visa informacija gali būti vieša, bet numatytoji pozicija turėtų būti dalijimasis, ne slėpimas. Kai žmonės pasitiki, kad gauna reikiamą informaciją, jie mažiau laiko praleidžia ieškodami jos ar nerimaudami dėl to, ko nežino.
Pripažinkite ir apdovanokite gerą komunikaciją. Kai kas nors puikiai perduoda informaciją – aiškiai, laiku, tinkamu kanalu – tai pažymėkite. Kai komanda gerai bendradarbiauja dalindamasi informacija – tai švęskite. Žmonės kartoja elgesį, kuris yra pastebimas ir vertinamas.
Mokykite naujus darbuotojus. Įvado programa turėtų apimti ne tik tai, ką organizacija daro, bet ir kaip ji komunikuoja. Paaiškinkite komunikacijos kanalus, taisykles, lūkesčius. Nauji darbuotojai, kurie nuo pradžių įpranta prie geros sistemos, tampa jos ambasadoriais.
Sukurkite saugią erdvę klaidoms. Žmonės kartais pasiųs informaciją netinkamu kanalu ar praleido svarbų pranešimą. Tai normalu. Vietoj bausmių, padėkite jiems suprasti, kaip daryti geriau kitą kartą. Kultūra, kurioje žmonės bijo klysti, tampa kultūra, kurioje žmonės vengia rizikuoti ir komunikuoti.
Kai viskas susideda: informacija kaip konkurencinis pranašumas
Grįžkime prie to, nuo ko pradėjome – chaotiškos organizacijos, kur informacija sklinda nevaldomai. Dabar įsivaizduokite priešingybę: organizaciją, kur kiekvienas žmogus gauna reikiamą informaciją reikiamu laiku, kur svarbūs pranešimai niekada neprarandami, kur žmonės žino, kur ieškoti atsakymų, ir kur komunikacija sustiprina, o ne trukdo darbui.
Tai ne fantazija – tai pasiekiama, kai sistemingai pritaikote principus, apie kuriuos kalbėjome. Pradėkite nuo mažų žingsnių. Nebandykite pakeisti visko iš karto. Galbūt pradėkite nuo vieno departamento ar vienos problemos srities. Išbandykite, pasimokysite, pritaikykite, o po to plėskite.
Atminkite, kad efektyvus informacijos valdymas nėra vienkartiniu projektas – tai nuolatinis procesas. Jums reikės reguliariai peržiūrėti, kas veikia ir kas ne, prisitaikyti prie naujų iššūkių, eksperimentuoti su naujais įrankiais ir metodais. Bet investicija verta to.
Organizacijos, kurios gerai valdo informacijos srautus, priima geresnius sprendimus, greičiau reaguoja į pokyčius, turi labiau įsitraukusius darbuotojus ir galiausiai yra sėkmingesnės. Šiuolaikiniame pasaulyje, kur informacija yra viena vertingiausių valiutų, gebėjimas ją efektyviai valdyti tampa tikru konkurenciniu pranašumu.
Taigi, nuo ko pradėsite? Galbūt nuo informacijos šaltinių inventorizacijos? Ar nuo komunikacijos kanalų taisyklių sukūrimo? Ar nuo paprasto pokalbio su komanda apie tai, kas veikia ir kas ne? Bet kuris žingsnis teisinga kryptimi jus priartina prie organizacijos, kur informacija tarnauja žmonėms, o ne atvirkščiai.
